当社は、特定個人情報等の適正な取扱いの手順として、特定個人情報取扱規程を下記のように定めます。

第１章　総則

目的

第１条

定義

第２条

この規程における特定個人情報とは、個人番号（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。番号法第７条第１項及び第２項、第８条並びに第67条並びに附則第３条第１項から第３項まで及び第５項を除く。）をその内容に含む個人情報をいいます。

組織体制

第３条

1. 当社は、社長を責任者とします。
2. 事務取扱担当者は、社長以外の経理担当の社員を事務取扱担当者とします。

特定個人情報の利用の範囲

第４条

会社が取り扱う特定個人情報は、以下のものに利用します。

1. 給与所得・退職所得の源泉徴収票に関する事務
2. 地方税に関する事務
3. 雇用保険法に関する事務
4. 健康保険法・厚生年金保険法に関する事務
5. 労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
6. 国民年金法の第３号被保険者制度に関する事務
7. 財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書及び申込書提出事務
8. 有限会社朋栄ロジスティック従業員持株会の会員である者について、従業員持株会における支払調書作成事務に関して従業員持株会に提供すること
9. 相続税法に関する事務
10. 報酬・料金等の支払調書作成事務
11. 配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事務
12. 不動産の使用料等の支払調書作成事務
13. 不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務
14. その他の支払調書作成事務

第２章　取得の段階

マイナンバーの提出依頼

第５条

平成27年11月下旬　事務取扱担当者は、社員・パートタイマー・アルバイト（以下「社員」という）に、扶養控除等申告書の作成と社員自身の通知カードの写しの提出依頼を行います。
その際に、個人番号利用目的通知書を渡します。

社員からマイナンバーの提出

第６条

平成27年12月上旬までに、社員は、扶養控除等申告書を作成して、社員自身の通知カードの写しを事務取扱担当者に提出します。

マイナンバー番号＋身元確認

第７条

事務取扱担当者は、社員・扶養親族ともに通知カードを対面で確認します。

第３章　保存の段階

保存の安全管理措置

第８条

特定個人情報のうち、紙による資料は、区域を定めた場所の鍵付きの書庫に保管する等の方法により管理をします。

第４章　利用・提供の段階

源泉徴収票の作成等

第９条

1. 平成28年１月以降、退職者のために社員・扶養親族マイナンバーの写しを参照して、マイナンバー事務担当は、源泉徴収票を作成して、退職者へ交付します。
2. 平成29年１月以降、社員・扶養親族マイナンバーの写しを参照して、マイナンバー事務担当は、源泉徴収票を作成して提出します。
3. 特定個人情報に関する書類を持出す際には、封かんをするか、鍵付きのバックを使用するものとします。

第５章　廃棄の段階

保管期間後廃棄削除

第１０条

マイナンバー提出後の当該番号が付された書類については、事務取扱担当者は、法定保管期間経過後１年以内にシュレッダーで裁断処理するものとします。原則として、責任者の許可をとってから処理し、廃棄削除の記録をします。

第６章　その他

改廃

第１１条

特定個人情報取扱規程の改廃は、責任者が行うものとします。